Definisi Organisasi dan Strukturisasi Organisasi

1.  Definisi Organisasi

Jawab : Organisasi : penyusunan dan pengaturan bagian-bagian hingga menjadi suatu kesatuan; sususan dan aturan dari berbagai bagian sehingga merupakan kesatuan yang teratur; gabungan kerja sama (untuk mencapai tujuan tertentu). Pengertian Organisasi menurut W.J.S. Poerwadarminta Organisasi adalah susunan dan aturan dari berbagai-bagai bagian (orang dsb)
sehingga merupakan kesatuan yang teratur.

2.  Mengidentifikasi Tantangan-tantangan organisasi

Jawab : Tantangan Ekstern/ Lingkungan = Kekuatan-kekuatan dari luar yang mempengaruhi kegiatan organisasi yang berpengaruh pula pada kegiatan Manajemen SDM, baik langsung maupun tidak langsung.

Tantangan Intern / Keorganisasian = Untuk menghadapi tantangan internal, langkah-langkah yang diambil: a. Meningkatkan control untuk mencegah, dengan berusaha agar setiap persoalan dapat diselesaikan secepatnya sebelum berkembang menjadi persoalan besar. b. Bertindak secara proaktif dalam arti aktif melakukan usaha mengambil langkah-langkah penyelesaian, sebelum masalah-masalah lepas dari kendali. c. Organisasi/ perusahaan memerlukan manajer yang mampu bekerja dalam menghadapi kompetisi secara fleksibel

Tantangan Individual / Profesionalitas = a)      Keserasian  antara pekerja dengan organisasinya, b)      Tanggungjawab etnis dan social, c)      Produktivitas, d)     Pelimpahan kekuasaan/ wewenang, e)      Penyaluran buah pikiran

Tantangan MSDM lainnya= Tantangan manager sumber daya manusia antara lain : a)      Masih banyak top manager dan para manajer pembantunya yang  belum memahami fungsi, tujuan dan kontribusi MSDM dalam mengembangkan organisasi/  perusahaan agar  menjadi kompetitif dalam mewujudkan eksistensinya. b)      Masih banyak top manajer dan para manajer bawahannya, yang tidak menyadari, kurang memahami, dan tidak melaksanakan tanggung jawabnya dalam mengelola SDM dilingkungannya masing-masing. c)      Dari manajemenSDM ternyata masih sangat langka tenaga kerja yang professional untuk melaksanakannya secara efektif dan efisien.

3.  Memahami Bagaimana mendesain konsep” organisasi dan mengimplementasikannya

Jawab :

1.       Tujuan yang ingin dicapai; organisasi dibuat oleh sekelompok orang dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Tujuan organisasi pada dasarnya merupakan mandate baik dari internal ataupun eksternal organisasi. Selanjutnya tujuan harus dapat dirumuskan dan difahami dengan baik oleh seluruh anggota, karena mereka melakukan aktivitas bersama dalam rangka mewujudkan tujuan tersebut. Tujuan organisasi yang tidak tersosialisasikan dan tidak difahami, akan sulit dicapai karena aktivitas anggota dimungkinkan tidak sejalan dengan tujuan tersebut.

2.      Sistem kerjasama yang terstruktur; dalam organisasi terdapat hubungan vertical dan horizontal antar anggota organisasi. Hubungan antar anggota tersebut diatur menjadi sebuah kerjasama yang sinergik dalam rangka mencapai tujuan. Seluruh anggota organisasi yang dapat kerjasama yang baik merupakan team work yang solid untuk mengarahkan setiap aktivitas yang dilakukan. Salah satu strategi pengembangan organisasi khususnya dalam proses pengorganisasi- annya perlu membentuk seluruh komponen organisasi sebagai sebuah team work. Melalui team work yang benar, maka akan memacu setiap anggota akan mampu memunculkan potensi terbaiknya, sebab dalam team work yang benar akan saling mendorong dan memotivasi, saling menggandakan upaya dan kemampuan (Pat Williams, 2000). Pengaturan tata hubungan dalam organisasi akan menghindarkan, tumpang tindihnya tugas dan aktivitas anggota hingga dicapai efisiensi optimal.

3.      Pembagian kerja (division of work); Organisasi merupakan wadah untuk melakukan kerjasama antar anggota organisasi dalam rangka mencapai tujuan bersama. Aktivitas yang terjadi dan dirancang dalam organisasi seluruhnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Karena di dalam organisasi terdapat sejumlah anggota, maka perlu ada pembagian seluruh beban kerja organisasi. Dengan adanya pembagian kerja yang baik, maka seluruh aktivitas organisasi dapat ditangani dan asumsinya tujuan akan dapat dicapai.

4.      Penetapan dan pengelompokan pekerjaan yang terintegrasi; untuk menegaskan pembagian kerja dalam organisasi perlu dilakukan sebuah penetapan kelompok kerja dengan tugas dan fungsi yang terintegrasi dan saling memperkuat satu dengan yang lainnya. Dengan demikian tidak akan terjadi overlap pekerjaan, namun tetap terikat dalam sebuah system yang saling memperkuat untuk mencapai keberhasilan.

5.      Keterikatan dan tata tertib yang harus ditaati; Semua anggota organisasi terikat pada wadah kerjasama yang mereka buat atau terlibat dalam rangka mencapai tujuan bersama. Keterikatan ini yang pada akhirnya membangun budaya organisasi yang mencerminkan komitmen mereka terhadap tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu, perlu adanya aturan yang yang ditaati oleh seluruh anggota organisasi. Tata tertib pada dasarnya untuk mengatur agar tidak terjadi penyimpangan aktivitas dan arah tujuan yang ingin dicapai.

6.      Pendelegasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas; Wewenang merupakan hak kelembagaan menggunakan kekuasaan yang didasarkan pada pengakuan keabsahan dalam upaya untuk mempengaruhi. Tujuan utama dari pendelegasian wewenang adalah agar organisasi dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien untuk itu diperlukan persyaratan tertentu yang menjadi dasar pemberian tanggung jawab, unsur-unsur yang diperlukan antara lain : spesifikasi tugas, kesamaan fungsi,dan rentang menejemen. Sementara hubungan koordinatif adalah pola hubungan yang menunjukkan hubungan antar unit dalam organisasi yang bertujuan mensinkron- kan, saling mendukung supaya searah dan tidak tumpang tindih.

7.      Evaluasi dan pengendalian; Aktivitas anggota organisasi merupakan proses penyelesaian program yang menjadi wewenang atau tugasnya. Penyelesaian tugas tersebut perlu evaluasi bertahap untuk melihat seberapa pencapaian kinerjanya. Dengan demikian akan segera diketahui kesesuaian kinerja yang telah dilakukan dengan target yang telah ditetapkan. Hal ini menjadi penting untuk mengatasi berbagai hambatan yang terjadi, yang menjadi kendala pencapaian tujuan kelompok, yang pada akhirnya akan menghambat pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu dalam organisasi sangat diperlukan adanya proses pengendalian yang sering diistilahkan dengan monitoring dan evaluasi, tujuannya agar aktivitas seluruh anggota organisasi tetap pada arah pencapaian tujuan bersama.

4.  Menyiapkan dimensi” struktur organisasi dan mengimplementasikannya

Jawab :

Empat desain keputusan (pembagian kerja, pendelegasian kewenangan, pembagian departemen, dan rentang kendali) menghasilkan struktur organisasi, Para peneliti dan praktisi manajemen berusaha untuk mengembangan pemahaman mengenai hubungan antar struktur dan kinerja, sikap, keefektifan, dan variabel lainnya. Secara umum, gambaran mengenai struktur meliputi formalisasi, sentralisasi, dan kerumitan.

1.Formalisasi
Formalisasi mengacu derajat dimana segala harapan mengenai cara dan tujuan pekerjaan dirumuskan, ditulis dan diberlakukan. Suatu organisasi yang sangat formal, akan memuat prosedur dan aturan yang ketat dalam setiap kegiatan / pekerjaan di dalam organisasi. Dengan demikian, semakin formal suatu organisasi, maka semakin ketat pula aturan dan prosedur kerja. Formalisasi merupakan hasil dari spesialisasi kerja yang tinggi, pendelegasian kewenangan yang tinggi, pembagian departemen berdasarkan fungsi, dan luasnya rentang kendali.

2.Sentralisasi
Sentralisasi merupakan dimensi struktur organisasi yang mengacu pada derajat dimana kewenangan untuk mengambil keputusan dikuasai oleh manajemen puncak. Hubungan sentralisasi dengan empat desain keputusan adalah sebagai berikut : Semakin tinggi spesialisasi kerja, semakin besar sentralisasi, Semakin sedikit kewenangan yang didelegasikan, semakin besar sentralisasi, Semakin besar penggunaan departemen berdasarkan fungsi, semakin besar sentralisasi, Semakin luas rentang kendali, semakin besar sentralisasi.

3.Kerumitan
Kerumitan (complexity) adalah suatu struktur organisasi yang mengacu pada jumlah pekerjaan atau unit yang berbeda dalam organisasi.

5.  Memahami efisiensi dan efektifitas organisasi

Jawab :

Ungkapan kata efisiensi dan efektifitas dapat diartikan secara menyeluruh dalam setiap aktivitas / kegiatan organisasi. Kedua kata tersebut merupakan kata yang dapat saling melengkapi. Mengapa begitu ? Karena kata efisiensi menceritakan bagaimana suatu usaha dilakukan untuk menekan laju pertumbuhan eksploitasi yang semakin meningkat karena penggunaan biaya/dana yang sudah melebihi target yang direncanakan.

Di satu sisi, maksud dari efektifitas adalah meminta dan berusaha agar segala usaha atau aktivitas organisasi dilakukan sesuai dengan kebutuhan dengan tetap melakukan efesiensi secara benar sesuai porsinya.Jangan salah kaprah, jika efisiensi dilakukan hanya semata-mata untuk mengurangi agar beberapa pos pengeluaran mengalami penurunan, dengan tidak memperhitungkan ketidak-efektifan produktifitas kinerja, yang terjadi malah kinerja menurun. Dan sudah pasti program kerja tidak akan berjalan dengan semestinya.

Langkah terpenting dapat dilakukan untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas adalah meningkatkan produktiftas SDM, ciptakan aturan dan mekanisme kerja yang konsisten serta penyaluran dana/biaya operasional yang betul-betul dipergunakan demi kepentingan kerja/kedinasan secara langsung sesuai dengan kepentingannya dan program efisiensi dan efektifitas dilakukan secara merata pada semua lini atau bagian di lingkup organisasi, serta efisiensi harus terus tetap dilakukan dalam kondisi apapun, asalkan tidak menghambat kinerja organisasi.

Beberapa pengertian efisiensi

Efektifitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input.Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara suatu kegiatan dengan hasilnya. Menurut definisi ini, efisiensi terdiri atas 2 unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut. merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber/biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan.

Pernyataan H. Emerson adalah:“Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan outputefisiensi adalah sesuatu yang kita kerjakan berkaitan dengan menghasilkan hasil yang optimal dengan tidak membuang banyak waktu dalam proses pengerjaannya.efektif belum tentu efisien dan begitu sebaliknya.

6.  Menjelaskan perspektif sejarah atas organisasi

Jawab : Rasionalisasi terhadap organisasi dengan rangkaian instruksi dan studi tentang gerak-waktu akan menyebabkan peningkatan produktivitas. Salah satukejadian paling penting sebelum abad ke dua puluh kaitannya dengan perkembanganteori organisasi adalah revolusi industri. Teori organisasi yang berkembang mulai awal abad ke 19 digolongkan ke dalam teori organisasi klasik atau disebut juga teori tradisional atau teori mesin, selanjutnya berkembang menjadi teori birokrasi, dan teori administrasi. Teori neoklasik selanjutnya menekankan pada pentingnya aspek psikologis dan sosial karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja. Teori organisasi modern ini kemudian dikenal dengan nama ”analisis sistem” atau ”teori
terbuka” yang memandang organisasi sebagai satu kesatuan dari berbagai unsur yang saling bergantung. Teori Klasik memusatkan pandangan pada analisa dan deskripsi organisasi sedangkan Teori Modern menekankan pada perpaduan dan
perancangan sehingga terlihat lebih menyeluruh. Teori Klasik membicarakan konsep koordinasi, scalar, dan vertikal sedangkan Teori Modern lebih dinamis, sangat komplek, multilevel, multidimensi dan banyak variable yang dipertimbangkan

7.  Mendeskripsikan 5 bagian organisasi menurut missberk

Jawab : Elemen dasar desain konfigurasi terdiri dari 5 bagian yang meliputi:

1 The operating core Yaitu para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dan jasa

2 The Strategic Apex. Manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi tersebut. Dia menjamin agar organisasi menjalankan misi perusahaan yang telah digariskan.

3 The Middle Line. Para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex

4 The Technostructure. Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi

5 The Support Staff. Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi.

8.  Menerangkan organisasi yang organik dan mekanis faktor-faktor penentu

Jawab